مصطلح ذو أصول يونانية، ويعني: "الوثيقة التي تُطوى على نفسها، وتصدر عن شخص ذي سلطان فتخول لحاملها امتيازات خاصة"، أما التعريف العصري فيشير إلى أنها فن وعلم إدارة العلاقات الدولية.
ينقسم تاريخ الدبلوماسية إلى مرحلتين: تشمل الأولى العهد القديم والقرون الوسطى حتى القرن الخامس عشر، وكان التمثيل الدبلوماسي فيها ذا صفة عارضة مؤقتة، أما المرحلة الثانية فتبدأ من القرن الخامس عشر، وأصبح التمثيل الدبلوماسي بعدها متصفًا بالديمومة والاستمرار.
يقوم الممثل الدبلوماسي بعدد كبير من المهام في البلد المعتمد لديه، وتحدد «اتفاقية فيينا» في مادتها الثالثة أهم هذه الوظائف:
-    تمثيل دولة لدى الدولة المعتمد لديها.
-    حماية مصالح دولة لدى الدولة المعتمد لديها.
-    التفاوض باسم دولة لدى الدولة المعتمد لديها.
-    الاستعلام عن الأوضاع والحوادث في الدولة المعتمد لديها.
-    تعزيز العلاقات الدولية بين دولته والدولة المعتمد لديها.
في المقابل، يراعي الممثل الدبلوماسي عددًا من الواجبات في أثناء قيامه بعمله، وإلا تعرض لحسبان الدولة المعتمدة له شخصًا غير مرغوب فيه، وهذه الواجبات هي:
-    احترام قوانين وأنظمة الدولة المعتمد لديها، وعدم التدخل بأي شكل من الأشكال في شئونها الداخلية.
-    عدم إساءة استعمال الأماكن التي تشغلها البعثة.
-    عدم ممارسة أي نشاط غير ذلك المتعلق به بصفة رسمية.